Das Hinweisgeberschutzgesetz ist eine rechtliche Regelung, die den Schutz von Personen sicherstellt, die Verstöße, Missstände oder illegale Aktivitäten in Unternehmen oder Organisationen melden.

Das Gesetz basiert darauf, eine sichere Umgebung für Hinweisgeber zu schaffen, um Fehlverhalten oder rechtswidrige Handlungen aufzudecken. Es soll Transparenz, Compliance und Integrität im Unternehmen fördern.

Das Gesetz schützt Hinweisgeber vor Vergeltungsmaßnahmen wie Kündigungen oder Diskriminierung seitens des Arbeitgebers. Es gewährt auch Vertraulichkeit für gemeldete Informationen.

Das Hinweisgeberschutzgesetz ist am 2. Juli 2023 in Kraft getreten.

Umsetzen müssen das Gesetz natürliche und juristische Personen des öffentlichen und privaten Rechts, rechtsfähige Personengesellschaften sowie sonstige rechtsfähigen Personenvereinigungen ab 50 Mitarbeiter (Kopfanzahl, nicht Vollzeitäquivalente!)

Somit werden alle Unternehmen, die als GmbHs und Aktiengesellschaften (AG) organisiert sind, die als Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR), Offene Handelsgesellschaft (OHG), Kommanditgesellschaft (KG) firmieren und alle Unternehmen, die von Einzelpersonen getragen werden, vom Regelungsbereich des HinSchG erfasst.

Unternehmen mit mindestens 250 Beschäftigten müssen die Vorgaben nach dem HinSchG spätestens seit dem 2. Juli 2023 umgesetzt haben; für Unternehmen mit einer Beschäftigtenanzahl zwischen 50 und 249 Mitarbeiter gilt eine Umsetzungsfrist bis zum 17.12.2023.

Gemäß §3 Abs. 8 HinSchG sind Beschäftigte im Sinne des Gesetzes:

• Arbeitnehmer/innen
• Azubis
• Arbeitnehmerähnliche Personen
• Menschen mit Behinderungen in WfB`s
• Leiharbeiter, wenn das Beschäftigungsverhältnis im Unternehmen 6 Monate übersteigt.

Hierbei zählt explizit die Anzahl der Personen, nicht Vollzeitäquivalente.

Wenn das Gesetz nicht bis zum 17. Dezember 2023 umgesetzt wird, drohen Bußgelder bis zu 20.000 EUR. Es besteht also dringender Handlungsbedarf.

Wenn Sie die interne Meldestelle selbst betreiben möchten, müssen Sie einige Anforderungen berücksichtigen. Hier sind einige wichtige Punkte, die Sie beachten sollten:

• Die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle vertrauten Personen müssen bei der Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig, das heißt nicht weisungsgebunden, sein.
• Die interne Meldestelle muss ihre Aufgaben unabhängig wahrnehmen können und selbstständig entscheiden, welche Folgemaßnahmen sie ergreift
• Die interne Meldestelle muss Vertraulichkeit und Anonymität der Hinweisgeber gewährleisten.
• Die interne Meldestelle muss eine angemessene Bearbeitung der Meldungen sicherstellen.
• Die interne Meldestelle muss eine Rückmeldung an den Hinweisgeber geben.
• Die interne Meldestelle muss eine Dokumentation der Meldungen führen.
• Die interne Meldestelle muss eine regelmäßige Berichterstattung an die Geschäftsführung durchführen.
• Die interne Meldestelle muss eine Schulung der Mitarbeiter durchführen.
• Die interne Meldestelle muss eine klare Zuständigkeit und Erreichbarkeit haben.
• Die interne Meldestelle muss eine angemessene Reaktionszeit auf Meldungen sicherstellen.
• Die interne Meldestelle muss eine angemessene Aufbewahrung der Meldungen gewährleisten.
• Die interne Meldestelle muss eine angemessene Löschung bzw. Archivierung der Meldungen sicherstellen.
• Die interne Meldestelle muss eine angemessene Sicherung der Meldungen vor unbefugtem Zugriff sicherstellen.

Es ist wichtig zu beachten, dass der Betrieb einer internen Meldestelle eine große Verantwortung und Sorgfalt erfordert. Wenn Sie unsicher sind, ob Sie die Anforderungen erfüllen können, sollten Sie in Erwägung ziehen, einen Dienstleister zu beauftragen, der den Betrieb der Meldestelle aus einer Hand anbietet.

Sollten Sie sich für den eigenverantwortlichen Betrieb der Meldestelle entscheiden, so stellt Ihnen MeldungsSchirm gerne das “MeldungsSchirm-Tool” als Grundlage für eine rechtssichere Umsetzung zur Verfügung.

Ja, Unternehmen können nach § 14 Absatz 1 HinSchG auch Dritte als interne Meldestellen beauftragen, um die Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen auf externe Anbieter von Meldeplattformen oder Ombudspersonen (z. B. Rechtsanwälte) auszulagern.

MeldungsSchirm bietet hier zwei Möglichkeiten:

1. Einrichtung einer internen digitalen Meldestelle, die vom Unternehmen selbst betrieben wird. Sie bietet die Grundlage für eine rechtskonforme Umsetzung des HinSchG.
2. Das “Rundum-Sorglos-Paket“. Hier richten wir nicht nur die Meldestelle für Sie ein, sondern stellen Ihnen auch noch eine fachkundige Ombudsperson zur Verfügung. Diese übernimmt die Aufgaben aus dem HinSchG bis zu einer Ersteinschätzung und Handlungsempfehlung sowie die Kommunikation an den Hinweisgebenden.

Laut § 2 HinSchG können die folgenden Verstöße an die Meldungsstelle gemeldet werden:

• Verstöße gegen Strafvorschriften
• Verstöße gegen Bußgeldvorschriften, wenn die Vorschriften dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte der Beschäftigten dienen
• Verstöße gegen Verbraucherschutzvorschriften
• Verstöße gegen Umweltvorschriften
• Verstöße gegen Datenschutzvorschriften
• Weitere branchenspezifische Vorschriften (u.a. Verkehr und Nahrungsmittel)

Dem Unternehmen obliegt es, darüber zu entscheiden, ob ggf. weitere Arten der Meldung zulässig sind.

17 HinSchG definiert folgende Verfahrensschritte der Meldestelle nach einer Meldung:

• Eingangsbestätigung der Meldung innerhalb von sieben Tagen
• Prüfung, ob die Meldung unter das HinSchG fällt
• Kontakt zur meldenden Person
• Überprüfung der Stichhaltigkeit der Meldung
• Erfragung weiterer Informationen
• Ergreifen von Folgemaßnahmen

Folgemaßnahmen der Meldestelle können insbesondere sein:

• Kontaktaufnahme mit den betroffenen Personen
• Verweis der hinweisgebenden Person an andere zuständige Stelle
• Beendigung des Verfahrens aus Mangel an Beweisen
• Abgabe des Verfahrens zwecks weiterer Untersuchung an eine bei dem Beschäftigungsgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit für interne Ermittlungen zuständige Arbeitseinheit oder eine zuständige Behörde

Innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung muss die interne Meldestelle der hinweisgebenden Person eine Rückmeldung geben, die die Mitteilung geplanter und bereits ergriffener Folgemaßnahmen und die Gründe für diese enthält.

Die Regelungen zur Dokumentation und den Aufbewahrungspflichten ergeben sich aus 311 HinSchG.

• Die Personen, die in einer Meldestelle für die Entgegennahme von Meldungen zuständig sind, dokumentieren alle eingehenden Meldungen in dauerhaft abrufbarer Weise unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots.
•  Bei telefonischen Meldungen oder Meldungen mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung darf eine dauerhaft abrufbare Tonaufzeichnung des Gesprächs oder dessen vollständige und genaue Niederschrift (Wortprotokoll) nur mit Einwilligung der hinweisgebenden Person erfolgen. Liegt eine solche Einwilligung nicht vor, ist die Meldung durch eine von der für die Bearbeitung der Meldung verantwortlichen Person zu erstellende Zusammenfassung ihres Inhalts (Inhaltsprotokoll) zu dokumentieren.Erfolgt die Meldung im Rahmen einer Zusammenkunft gemäß § 16 Absatz 3 oder § 27 Absatz 3, darf mit Zustimmung der hinweisgebenden Person eine vollständige und genaue Aufzeichnung der Zusammenkunft erstellt und aufbewahrt werden. Die Aufzeichnung kann durch Erstellung einer Tonaufzeichnung des Gesprächs in dauerhaft abrufbarer Form oder durch ein von der für die Bearbeitung der Meldung verantwortlichen Person erstelltes Wortprotokoll der Zusammenkunft erfolgen. Der hinweisgebenden Person ist Gelegenheit zu geben, das Protokoll zu überprüfen, gegebenenfalls zu korrigieren und es durch ihre Unterschrift oder in elektronischer Form zu bestätigen. Wird eine Tonaufzeichnung zur Anfertigung eines Protokolls verwendet, so ist sie zu löschen, sobald das Protokoll fertiggestellt ist.

Die Dokumentation wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Die Dokumentation kann länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach diesem Gesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.

Die Auslagerung der internen Meldestelle an eine Ombudsstelle (z.B. an MeldungsSchirm) hat für Unternehmen den zentralen Vorteil, dass eine vertrauliche Behandlung von Hinweisen jederzeit gewährleistet ist. Ein externer Dienstleister steht zu keinem Zeitpunkt in einem Interessenskonflikt mit Kolleginnen oder Kollegen oder den Führungskräften im Unternehmen.

Insbesondere wenn Unternehmen über keine Rechtsabteilung verfügen, fehlt es regelmäßig an der hausinternen Kompetenz zum rechtssicheren Betrieb einer internen Meldestelle.

Zudem stärkt die Einrichtung einer ausgelagerten internen Meldestelle das Vertrauen von Mitarbeitern an die Geheimhaltung und den Schutz vor Repressalien (insb. vor arbeitsrechtlichen Maßnahmen) durch das Unternehmen. Da Mitarbeiter die Wahl haben, ob sie sich (direkt) an die staatlichen Meldestellen oder die interne unternehmensinterne Meldestelle wenden, ist es von besonderem Unternehmensinteresse eine gut funktionierende interne Meldestelle vorzuhalten.

Kosteneffizienz

Die Gesetzesbegründung zum HinSchG geht von Implementierungskosten von mindestens 12.500 Euro bei einer Unternehmensgröße von 50 bis 249 Mitarbeitern aus. Für Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern rechnet der Gesetzgeber mit ca. 15.000 Euro pro Meldestelle. Als jährlichen Kosten für den Betrieb der Meldestelle rechnet der der Gesetzgeber als Mittelwert mit 5.772 Euro pro Jahr.[1]

Die Kosten entstehen zunächst durch die rechtssichere und gesetzeskonforme Ausgestaltung der internen Meldestelle sowie im Verlauf insbesondere durch den Abruf (mehrmals täglich ist abzurufen) und die Bearbeitung von Hinweisen. Es entsteht dadurch ein erheblicher personeller und finanzieller Aufwand.

Die vom Gesetzgeber geschätzten Kosten sind aus unserer Sicht für mittelständische Unternehmen vollkommen unangemessen und wir bieten daher eine professionelle, rechtssichere und kosteneffiziente IT-Lösung an. Mit dem digitalen MeldungsSchirm-Tool liefern wir das Rundum-Sorglos-Paket, sodass Sie sich auf Ihre eigentliche Tätigkeit konzentrieren können.

Wenn Sie mehr über das MeldungsSchirm-Tool erfahren wollen, dann kontaktieren Sie uns gerne unter den angegebenen Kontaktdaten. Wir haben Ihre Lösung für die rechtssichere Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes.

[1] BT-Drs. 20/3442, S. 106